Manual para análise dos documentos propostos

Manual para preenchimento do formulário da análise documental dos Arquivos Confidenciais postados.


Para análise dos documentos postados, deverão ser observados os itens na análise tipológica, de acordo com o modelo criado pelos Arquivistas de Madri, acrescido de alguns elementos sugeridos pela Heloísa Liberalli Belloto.

1) Tipo [Espécie documental + atividade concernente]

1.1) Denominação a ser buscada na legislação, em tratados

de direito administrativo, manuais de rotinas burocráticas,

glossários, dicionários terminológicos ou a partir do próprio

documento.

1.2) Caracteres externos (gênero, suporte, formato, forma).

2) Código da série que corresponde ao tipo no plano de

classificação. Posição da série dentro do fundo ou do conjunto maior.

3) Entidade produtora acumuladora [atribuições]. Suas

subdivisões correspondem, em geral, às funções, se for o caso.

4) [Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco].

5) Destinatário, se for o caso

6) Legislação que cria a entidade e a função/atividade que

originará a série.

7) Tramitação. Seqüência das diligências e ações (trâmites),

prescritas para o andamento de documentos de natureza

administrativa até seu julgamento ou solução. É o procedimento

que gera e em que atua a tipologia.

8) Documentos básicos que compõem o processo, se for o caso.

9) Ordenação. Posição dos documentos dentro da série.

10) Conteúdo. Dados repetitivos na tipologia analisada.

11) Vigência. “Qualidade que apresenta um documento

enquanto permanecem efetivos e válidos os encargos e

disposições nele contidos”. [Tempo de arquivamento no arquivo

setorial.]

12) [Prazos.] [Tempo de permanência no arquivo setorial.]

Eliminação [ou preservação em arquivo permanente]. A fixação

dos prazos não cabe quando se analisa documentos já de

guarda permanente.

Boa semana a todos!!!